韩建飞 LV
发表于 2025-4-8 12:02:08
合适的AI工具可以让你工作效率翻倍，作为用过上百种AI应用工具的重度AI爱好者，我来推荐下我觉得好用的各类型AI工具。
下面我分别从在我们日常工作中常见的AI文档处理、AI会议整理、AI翻译这三个方向来分别介绍好用的AI工具。
在开始工具介绍之前，我想先介绍一下使用AI工具时候避不开的一个很重要的概念，提示词。
一、提示词
提示词（Prompt）就是我们对AI发出的具体指令，向AI说明我们想要的内容，让AI跟随我们的指令去完成工作任务。
我来用通俗的语言解释一下什么是提示词，以及它们在AI办公工具中的作用。
我以学生考试为例来解释。如同人类考试一样，每一次当我们要求AI回答我们的问题，其实就像是给AI这个学生布置了一个试卷，要求学生尽可能在试卷中取得高分。
而这个提示词就像是给到学生一个思路指引的大纲小抄，提示词可以告诉AI，试卷在考哪方面的知识，需要调用知识库中哪篇课文进行回答。
这些提示词可以帮助AI更好地理解我们的需求，然后给出我们想要的答案。
我们在编写提示词的时候，可以遵循以下BRTR的原则格式：#背景(Background)：
这是告诉AI我们正在处理的事情的来龙去脉。比如，如果我们正在写一篇关于历史的文章，我们就需要告诉AI这个历史事件的背景信息，这样AI就能更好地理解我们要写什么。
#角色(Role)：
这是给AI分配一个角色。比如，如果我们需要AI帮我们写一篇专业的科技文章，我们就可以告诉AI它现在是一个科技专家，这样AI就会用更专业的语言来回答我们。
#任务(Task)：
这就是告诉AI我们具体需要它做什么。比如，如果我们需要AI帮我们写一篇关于环保的文章，我们就需要明确告诉AI我们的目标是写一篇关于环保的文章，这样AI就知道我们要它做什么了。
#规则(Rules)：
这就是告诉AI在完成任务时需要遵守的规则。比如，如果我们需要AI写的文章不能超过500字，我们就需要明确告诉AI这个规则，这样AI就会按照我们的要求来写文章。
其实，提示词就是帮助AI更好地理解我们的需求，然后按照我们的要求来完成任务。希望这样解释你能明白！
接下来我分享下AI文档处理、AI会议整理、AI翻译会用到的提示词。
1. AI文档处理
你只需要用提示词，让AI以一个"高效阅读者”的身份整理内容，这样你就可以更加高效处理工作内容。
提示词内容我也分享在这里，直接拷到AI工具的对话窗口就能用：- 角色(Role): 高效阅读者
- 背景(Background): 用户需要快速掌握书籍的主要内容和核心观点。
- 个人资料(Profile): 您是一位专业的阅读和总结助手，擅长从书籍中提炼主题、观点、案例等精华内容，帮助用户快速理解和掌握书籍要领。您善于拆解书本，将书本的精华提炼出来展示给读者，善于模仿樊登老师的讲书风格，使用常用表达框架，并且是一位大师级的思想家和哲学家，深度研究书籍结构和内容。
- 技能(Skills): 快速阅读、内容提炼、主题分析、案例解读、观点总结。
- 目标(Goals): 从书籍章节内容中提炼主题、观点、案例等精华内容，帮助用户快速掌握书籍的核心要领。
- 约束(Constraints): 保持书籍内容的客观性和完整性，不遗漏重要信息，不添加个人主观判断。
- 输出格式(OutputFormat): 书籍内容摘要、主题概述、核心观点、关键案例、阅读建议等。
- 工作流程(Workflow):
- 1.接收用户提供的书籍或书籍章节内容。
- 2.快速阅读并理解书籍的主要内容和结构。
- 3.提炼每个章节的主题、核心观点和关键案例。
- 4.总结书籍的整体主题和作者的主要观点。
- 5.形成书籍内容的摘要和精华内容的汇总。
- 6.向用户提供书籍内容的总结和阅读建议。
- 示例(Examples):
- 书籍摘要: 《创新者的窘境》一书探讨了为什么市场领导者往往在面临颠覆性创新时失败。
- 主题概述: 书中分析了颠覆性创新的特点，以及它如何颠覆传统市场。
- 核心观点: 市场领导者往往过于专注于现有客户的需求，而忽视了颠覆性创新的威胁。
- 关键案例: 书中通过多个行业案例，展示了颠覆性创新如何改变市场格局。
- 阅读建议: 建议读者重点关注颠覆性创新的特点和企业应对策略。
- 初始化(Initialization): 欢迎您提供书籍或书籍章节内容，我将帮助您快速提炼书籍的精华内容，让您迅速掌握书籍的核心要领。请分享您想要总结的书籍内容，以便我们开始分析。
为了确保每个议题都有明确的负责人和时间安排，提高会议效率。我们可以让AI帮我们做一个会议事前计划及会后的汇总，你提供的信息越详细，它为你准备的流程规划就越准确。
提示词整理分享如下：- 角色(Role): 会议组织专家
- 背景(Background): 用户需要一个能够高效组织会议的流程，包括规划、协调和执行会议的各个环节。
- 个人资料(Profile): 您是一位经验丰富的会议组织者，擅长规划和执行各种规模和类型的会议。
- 技能(Skills): 时间管理、协调沟通、议程设置、技术支持、紧急情况处理。
- 目标(Goals): 设计一个流程，帮助用户高效地组织和执行会议，确保会议目标的达成。
- 约束(Constraints): 会议需要在预定的时间和预算内完成，同时保证参与者的满意度。
- 输出格式(OutputFormat): 会议日程安排、参与者名单、会议材料、会议记录。
- 工作流程(Workflow):
- 1.确定会议目标和预期成果。
- 2.制定会议日程和议程。
- 3.协助确定参与者名单。
- 4.准备会议材料和技术支持。
- 5.执行会议并进行实时协调。
- 6.会议结束后进行总结和反馈收集。
- 示例(Examples):
- 会议主题: 年度战略规划会议
- 日程安排: 2024年6月1日，上午9点至下午5点
- 参与者: 各部门负责人及高层管理人员
- 会议材料: 战略规划报告、市场分析、预算计划
- 技术支持: 视频会议系统、演示设备
- 初始化(Initialization): 请提供会议的基本信息，包括主题、日期、参与者和任何特殊需求。
当我们让AI直接翻译的时候，往往不够信雅达，我们可以采用提示词，用一种翻译校对方法，确保翻译的准确性和自然性。
提示词分享：- 角色(Role): 专业翻译员和写作专家
- 背景(Background): 用户需要将中文翻译成英文，并且要求翻译不仅要准确，还要具有文学性。
- 个人资料(Profile): 你是一位具有深厚语言功底和文学修养的翻译员，能够准确把握原文的意境和情感，同时提供优美的语言转换。
- 技能(Skills): 中英互译能力、文学创作能力、语言敏感度、翻译技巧。
- 目标(Goals): 将中文文本翻译成英文，或将英文翻译成中文，同时保持原文的准确性和提升文学性。
- 约束(Constraints): 翻译需忠实原文，同时要体现出文学美感。
- 输出格式(OutputFormat): 文本翻译，包括直译和文学性翻译两个版本。
- 工作流程(Workflow):
- 1.理解原文内容和情感。
- 2.进行直译，确保语言的准确性。
- 3.在保持原文准确性的基础上，进行文学性加工，提高文本的文学性。
- 示例(Examples):
- 原文: “今天的阳光如同你的面庞一样闪耀”
- 直译: “Today's sunlight shines as brightly as your face.”
- 文学性翻译: “The radiance of today's sun rivals the luminance of your visage.”
- 初始化(Initialization): 欢迎来到翻译工作室，我将用我的专业知识和文学修养，为您打造出最精准且具有文学性的翻译作品。
关于提示词在AI办公中的作用非常重要，三言两语无法完全说完，正好知乎知学堂最新推出的「AI工具公开课」，除了介绍好用的AI工具外，还会教提示词的技巧，大咖老师带你手把手实操，使用教程+技巧真的非常全，小白也能上手。
限时 0 元免费，听完可以领20多个主流的AI工具+prompt关键词大全，进阶版还有对应的安装教程！入口我就放这里了，推荐你来体验一下：
说完了AI办公上手的基本概念，接下来我来推荐一些实用可以 提高工作效率的工具吧！
二、AI文档工具
以前，我们阅读学习读一本10万字的书，可能得花上一周的时间，不仅要读书，还要做笔记和思考。
但现在有了AI，情况就大不一样了！AI能帮我们省下很多时间，直接提取书中的精华内容。你甚至可以不用参加读书会了，因为AI可以直接帮你搞定。
你可以直接告诉AI你想读的书名，或者把电子书发给它，甚至直接给AI一个网络链接，它就能帮你整理出书的核心内容。这样，你就能更快地掌握书中的知识，提取关键点，让你的工作更加高效！
1、KIMI
我们可以利用KIMI这个AI应用来快速阅读和整理文档信息。
KIMI的优点在于它具备实用的工具属性，支持高达20万字的内容处理（最新版本已扩展至200万字，目前仍在内测阶段，尚未全面开放），并拥有超强的长上下文处理能力。
用户可以上传TXT、PDF、Word、PPT、Excel等多种文件格式，KIMI都能迅速且准确地从这些文档中提取关键信息，并利用文档内的知识来回答用户的问题，从而极大地提高了资料管理和信息检索的效率。
此外，KIMI模型本身的知识库非常广泛，涵盖了科技、文化、历史、教育等多个领域，能够满足我们多样化的知识需求。
登录网站：
<a href="http://link.zhihu.com/?target=https%3A//kimi.moonshot.cn/" data-draft-node="block" data-draft-type="link-card" class=" wrap external" target="_blank" rel="nofollow noreferrer">Kimi.ai - 帮你看更大的世界接着讲我上面分享的提示词输入：
然后我们上传书籍文件或者网络链接给到KIMI，让他进行分析。
可以看到KIMI做了一个很好的整理。
如果你觉得KIMI总结的内容不够全面，或者没有满足你的需求，有两种方法可以进行调整。一种是重新编写提示词指令，在指令中明确指出你需要添加的内容。
例如，如果你希望它把目录整理出来，你可以在身份指令中，要求它在总结时添加目录。
你只需要在工作流程(Workflow)中加入这一条：
另一种方法是，在当前对话中继续追问，例如，“请详细给我讲解一下关于PDCA法则的内容”。通过这种方式反复优化迭代，直到你觉得你已经将这本书彻底读懂、读通。
2、司马阅
这是一款AI文档阅读分析工具，它利用AI人工智能技术和智能文档技术，能够快速从复杂的文档中提取信息。
通过与用户的聊天互动，它能够精准、灵活地获取关键信息和灵感，大大节省了文档阅读和信息检索的时间。
最重要的是，这个软件是是免费提供的。下面我附上这个好用的AI文档阅读分析工具链接，喜欢的小伙伴可以尝试下哦：
司马阅-国产领先的AI文档分析产品，帮您从繁杂文档中解放出来！这款工具可以高效地应用于工作和学习场景，例如阅读行业市场报告、产品手册、法律文档、论文文献、电子书等。
对于我们职场上文档写作和处理，可谓是起到事半功倍的效果。
3、百度云一朵
百度网盘内置的云一朵也是非常好用的AI工具，可以直接从云盘里面的和资料进行总结处理。
工具介绍: 百度网盘内置的工具，可以直接@网盘里面的文件，对文件进行互动提问。
工具优点: 免费功能，核心优势在于可以将百度网盘中的任意格式文档作为 AI 对话的材料，只需要在提问框输入@+文件名即可，在文档预览界面则直接提问即可。
是否免费: 网盘用户免费
体验网址:
pan.baidu.com三、AI会议整理工具
职场中的每个人都可能有过“苦无效会议久矣”的感受，尤其是那些冗长、低效、缺乏明确目标的会议，不仅浪费时间，还影响工作进度。
但现在随着AI的发展，无论是参会还是组织会议，我们都有了更加高效的方法。让我们一起告别无效会议，提升工作效率。
1.飞书妙记
如果是使用飞书进行线上会议，可以直接开启飞书妙记服务，它会智能提取会议中的关键词。
如果你想要手动标记关键内容，只需选中这段文字，然后点击高亮按钮即可。如果想要对某段内容发表意见，选中它，点击评论按钮就可以了。
所有的高亮和评论都会同步标记在下方的时间轴上，点击就能快速定位。
工具介绍: 飞书妙记是一款音视频转文字的效率工具，适用于会议、培训、访谈、课堂等多种场景。它能够将音视频内容转录为易于搜索、重点突出、互动性强的智能文字笔记，帮助用户高效整理会议纪要、完整沉淀培训内容、一键收录访谈全程、清晰记录课堂重点，从而提升工作与学习效率。
工具优点: 用户只需注册即可免费使用，支持音频转文字、视频转文字，并提供多种语言翻译功能，包括普通话、英语、日语等。转录的文件可以导出。妙记会自动将视频会议转录成易于搜索、整理、翻译的逐字稿，并支持在线评论、@同事。此外，智能伙伴还能自动总结会议纪要与待办事项，大幅提升回顾和协作效率。
使用建议:
- 打开妙记，用户可以在左侧看到视频画面，右侧看到自动生成的文字记录。
- 定位: 点击文字记录内的任意字词，即可定位至对应的音视频位置。点击视频画面下方的发言人时间轴，还可快速定位到特定发言人的发言内容。
- 查找: 在搜索框内输入内容，搜索结果会自动高亮，点击即可定位至对应的音视频位置。
- 翻译: 点击搜索框右上方的源语言下拉框，可选择将文字记录翻译为其他语言。
- 播客模式: 用户可以一边收听妙记音频，一边查看文字记录辅助理解。也可以在后台播放妙记的同时，在移动设备上进行其他操作，提升工作效率，高效利用碎片化时间。
体验网址:
飞书妙记-智能会议纪要,快捷语音识别转文字,将会议交流沉淀为知识,一切皆可妙记!2. 腾讯会议
工具介绍: 腾讯会议是腾讯云旗下的一款音视频会议软件。
工具优点:
- 提供全流程的AI小助手，通过简单自然的指令，完成信息提取、内容分析、会管会控等多种复杂任务，提升开会和信息流转效率。
- 即时回顾: 不必担心走神错过关键信息。只需点击“刚刚说了什么”，AI小助手即刻为你回顾会上最近1、3、5分钟的会议内容，让你随时紧跟会议进展，高效参与讨论。
- 会中实时会议纪要: 实时提炼会议当前议程下的讨论内容，随时浏览会议重点。
- 个性化纪要总结: 解锁边开会边用小助手总结固定发言人或关键词内容，让你针对性地掌握你关心的一切。
体验网址:
腾讯会议AI小助手-腾讯会议3、讯飞听见
讯飞听见是由科大讯飞推出的以语音转文字为核心功能的系列产品和服务。
工具介绍: 讯飞听见 APP 是一款语音转文字及多语种翻译的手机应用，同时支持多语种在线实时翻译、文档上传翻译。手机端一站式完成录音、转写、翻译、编辑、导出。
工具优点:
- 转写准确率最高可达 98%。
- 1 小时音视频最快 5 分钟出稿。
- 实时录音，边录边转。
- AI 会议纪要，一键成稿。
使用建议:
- 目前实时语音转文字浏览、实时翻译浏览（含悬浮字幕功能）均限时免费。
- 如要获取文字结果（含分享文本内容）则需要进行付费，可至个人中心选择优惠套餐。
体验网址:
讯飞听见-在线语音转文字-录音转文字 (iflyrec.com)如上文所述，飞书、腾讯、讯飞等会议工具都能够将会议中的文字稿提取出来。
结合手册中关于文档处理的内容，我们可以利用AI撰写会议决议，并识别会议中的各项任务，以列表形式展示。
随后，将这些任务整理至团队或个人的行事历、待办事项中，以便进行追踪和提醒。
我分享下会议整理的提示词：- 角色(Role): 会议总结专家
- 背景(Background): 用户需要在会议结束后，快速准确地整理出会议的决议和关键信息，包括任务分配和时间节点。
- 个人资料(Profile): 你是一位专业的会议总结者，具备出色的记录、分析和总结能力，能够高效地从会议内容中提炼出关键决议和行动计划。
- 技能(Skills): 记录能力、分析能力、组织能力、沟通能力、时间管理。
- 目标(Goals): 确保会议的决议和行动计划被准确记录，并清晰地传达给所有参与者。
- 约束(Constraints): 会议总结需保持客观性和准确性，同时要保护参与者的隐私和商业机密。
- 输出格式(OutputFormat): 会议纪要文档、任务清单、时间节点表。
- 工作流程(Workflow):
- 1.会议结束后立即整理会议记录。
- 2.提炼会议中的关键决议和行动点。
- 3.确定每项任务的责任人和完成时间。
- 4.制作任务清单和时间节点表。
- 5.审核会议纪要，确保信息的准确性。
- 6.将会议纪要和行动计划发送给所有参与者。
- 7.示例(Examples):
- -会议主题: 季度业务回顾与规划
- -会议决议: 确定下一财季的业务目标和策略。
- -任务清单:
- 1.市场部: 制定新财季的市场推广计划。
- 2.销售部: 完成新财季的销售目标设定。
- 3.产品部: 提出新产品开发的时间表。
- -时间节点:
- 1.市场推广计划: 提交截止日期为2024年6月5日。
- 2.销售目标设定: 完成日期为2024年6月10日。
- 3.新产品开发时间表: 初步提案截止日期为2024年6月15日。
- -初始化(Initialization): 让我们一起确保会议成果得到有效记录和执行。请提供会议的基本信息和讨论内容，我将为您整理出会议纪要和行动计划。
四、AI翻译工具
让AI翻译，除了用提示词让KIMI类的大语言模型直接帮忙，还可以通过专业的AI翻译工具。
1. 网易见外
工具介绍: 网易见外是网易出品的一个多功能黑科技网站，它致力于用语音识别转写文字、机器翻译等技术为从事和爱好语音转写、翻译的人员提供更便捷的听翻工具，从而提升工作效率，降低转写成本。
这个平台提供了一系列的实用功能，包括但不限于视频翻译、视频转写、字幕翻译、文档翻译、语音翻译、语音转写、会议同传和图片翻译。
工具优点: 网易见外最大的优点在于其多种功能和应用程序的特性。不仅能够满足用户基本的办公需求，而且提供了多个模块的应用程序和工具，让用户能够更加高效地完成任务和工作。
使用建议: 网易见外提供每天免费2小时的使用时间，基本上可以不用付费。网易见外的语音转写功能，瞬间帮你把音频文件，转为可编写的文档。
体验网址:
网易见外 - AI智能语音转写听翻平台2.讯飞智能翻译
工具介绍: 讯飞智能翻译平台是一个专业的在线文档翻译平台，提供 PDF、Word、Excel、PPT 文件翻译、图片识别翻译等在线翻译服务。
它支持 22 种文档格式以及 60 多种语种和中文互译，译文结果高度还原原文。
工具优点: 翻译功能强大。
使用建议: 有免费有付费，付费费用比较贵，比较适用于专业人士和企业。
体验网址:
讯飞智能翻译平台3. 火山翻译
工具介绍: 由字节跳动 AILab（人工智能实验室）自主研发，屡次斩获机器翻译大赛重磅奖项、学术研究成果国际知名，保证了先进的翻译质量和服务优化的长期投入。
工具优点: 从个人到企业，从文本翻译到音视频翻译，从标准 API 到定制化服务，各类型能力可满足不同场景需要。
使用建议: 官方网页端，且功能丰富。安装「火山翻译」浏览器插件，外语网页一键翻译、划取查词。
体验网址:
火山翻译 - 在线翻译 (volcengine.com)以上就是我推荐好用的AI工具了，如果想要更加进阶的知识，建议还是由大咖老师带你手把手实操更加合适，知乎知学堂的这一门课，使用教程+技巧真的非常全，小白也能上手。
入口我就放这里了，推荐你来体验一下：
结语
未来，AI将在更多的办公场景中发挥作用。
智能化的个人助理将提供个性化服务；自动化的工作流程将消除重复性任务；数据驱动的决策将为我们提供洞察和预测；沉浸式的远程协作将打破地理限制；持续学习的AI系统将不断进化，适应不同的工作需求。
但是，我们也要认识到AI的局限性。
AI是我们的工具和助手，而非替代者。我们要学会与AI协作，发挥人机互补的优势。未来的办公将是人机协作的时代，掌握AI办公技能将成为每个职场人的必修课。
让我们拥抱AI，用智能的方式开启高效办公的新时代！
<hr/>我是德里克文，一个对AI绘画，人工智能有强烈兴趣，从业多年的 设计师！如果对我的文章内容感兴趣，请帮忙关注点赞收藏，谢谢！ |
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