你可以把AI当成一个帮你写邮件的助手。提要求时，就像给同事交代任务：说清楚“给谁写、为什么写、要写什么、用什么语气、多长、什么格式”。你越具体，AI写得越像你要的。
一、至少要告诉AI这几件事：
1. 收件人是谁。
比如：领导、客户、同事、老师、陌生人。
2. 你和对方是什么关系。
比如：上下级、合作方、第一次联系、熟人。
3. 这封邮件想达到什么目的。
比如：请假、道歉、催款、求职、邀请、汇报、解释误会。
4. 必须写进去的信息。
比如：时间、地点、数字、原因、要对方做什么、截止日期。
这些越清楚越好，不要让AI猜。
5. 语气要什么样。
比如：正式、客气、轻松、委婉、强硬、诚恳。
别说“写好一点”，要说“对客户，礼貌专业，不要太热情”。
6. 长度和格式。
比如：200字以内；要有主题、称呼、正文、结尾、署名；要不要附件说明。
7. 不要写什么。
比如：不要编理由，不要找借口，不要承诺做不到的事，不要写得太卑微。
二、可以直接套用的模板：
“请帮我写一封邮件。
收件人是……。
我和对方的关系是……。
这封邮件的目的……。
必须包含：1.…… 2.…… 3.……。
语气要……。
长度……。
格式要……。
结尾署名……。
如果信息不够，请先问我，不要自己编。
不要写……。”
三、举个例子：
“请帮我写一封给客户的道歉邮件。
客户是王总，我们延迟交货了。
目的是道歉，并告知新的交期。
必须写：1. 真诚道歉；2. 新交期是3月20日；3. 我们会承担运费。
语气要正式、诚恳，不要太啰嗦。
200字以内。
主题要明确。
结尾署名：小李。
不要找借口。”
四、几个小技巧：
如果你已经写了一版，可以说：“请帮我把下面这封邮件改得更礼貌、更简短，保留全部信息。”
如果你想要选择，可以说：“给我三个版本：正式版、简短版、温和版。”
如果你怕AI乱写，可以说：“你先问我五个问题，确认清楚再写。”
另外，涉及隐私的信息要脱敏，比如身份证号、密码、客户真实资料，不要直接发给AI。
总之，你把“谁、为什么、写什么、怎么说、多长、什么格式”讲清楚，AI就能写出比较能用的邮件。 |
|
